Как поскорее закончить совещание и получить результат

Неплохо и продуктивно организовывать совещания нужно уметь. Это не так уж и просто, как может показаться на первоначальный взгляд. Но если вы научитесь правильно назначать время, использовать окружение и отчетливо ставить цели, то тогда сможете быстро и эффективно закончить совещание.

Убедитесь, что цель ясна

Вместо того, чтобы сообщать: «Давайте собираться всем офисом в 11-00», задавайтесь проблемой: «А чего мы хотим достичь?».

Вам абсолютно точно необходимо знать, зачем вы вообще устраиваете это совещание:

  1. чтобы сгенерировать идею;
  2. чтобы узнать решение;
  3. чтобы оформить сделку;
  4. чтобы ответить на проблемы о грядущих изменениях.

Может быть, вы устраиваете его:

  1. чтобы выслушать сетования сотрудников (нужно ли это делать в формате групповой встречи?);
  2. чтобы ещё раз обсудить то, что уже было разрешено;
  3. чтобы сделать нечто, что можно обсудить или решить по телефону или электронной почте.

Не устраивайте массовое совещание

Используйте отличное «правило двух пицц» и не приглашайте много людей на совещание. Вам необходимо создать команду, каждый человек в которой находится на своём пункте. Поэтому на совещании должно присутствовать столько людей, скольких можно насытить двумя пиццами.

Смысл не только в том, чтобы прокормить всех, кто приглашен на совещание. Большие группы людей не могут эффективно принимать решения. Не многочисленные группы более удобны с этой точки зрения. Потому и более эффективны.

Сначала время, потом таймер

Запоздавшие очень раздражают и отвлекают. Научите их приходить вовремя.

Если они не ценят собственное время, не оценят и время всех остальных.

Поступайте вот как.

Назначьте совещание, где-то на 08:47. Удивительно, но этот ход сработает, и сотрудники начнут приходить так, чтобы точно быть вовремя. Что же с теми, кто опаздывает, вам нужно научить их платить за это. И не деньгами. Пусть, споют песню или станцуют. Подобные штрафные санкции работают намного лучше денежных удержаний. Уже через месяц вы забудете, как звучит пение ваших подчинённых.

И, разумеется же, приучите себя ставить таймер.

Стулья должны стоять верно

То, как люди рассаживаются в зале, тоже имеет огромное смысл:

  • сидеть в кругу полезно для сотрудничества, обсуждения, общего принятия решений;
  • садиться линиями полезно, если нужно подстегнуть конкуренцию и желание посоревноваться с коллегами.

Если же необходимо провести быстрое и очень результативное совещание, выносите вообще все стулья из помещения. Многочисленные исследования показывают, что чем дольше мы стоим, тем более дёрганными становимся. Разом хочется взять и принять решение поскорее. К тому же, немножко постоять может быть полезно для здоровья.

Ноутбуки и телефоны

Если их не убрать и не выключить, постоянно будете отвлекаться. И вам, и вашим коллегам необходимо поскорее сделать всё, что запланировали, и завершить совещание. Поэтому кончайте поглядывать на экран смартфона. Вместо этого доставайте ручку и лист бумаги, так информация намного легче запоминается.

Повестка дня совещания создана не «для галочки»

Вы подлинно должны над ней работать. Большинство совещаний проходят непродуктивно, потому что без не обсуждается повестка дня. Попробуйте вместо констатации проблемы сформулировать повестку дня в облике вопроса.

Не «обсудить видеоконтент», а «когда видеоконтент будет готов?».

Когда находится проблема, все автоматически начинают искать ее решение. Это так работает.

Как провести яркое и эффективное совещание?

Ведущий тренер Михаил Рязанцев рассказывает о правилах и инструментах подготовки совещаний.

  • Добавьте ваш комментарий

    девять + десять =